يمكن تعريف نظام مراقبة المشاريع بأنه عملية إدارة المشروع المخطط له عبر فهم نطاق المشروع و رصد العمل المؤدى من أجله ومن ثم تتبع أداء المشروع الفعلي بحيث يتوافق مع مراحل الخطة الأولى التي رسمت له، فلا يحيد عنها مقدار شبر ولا أدنى من ذلك.
لا سيما أنَّ هناك مدير مراقبة المشروع مسؤول عن كافة المهام سابقة الذكر، أي يقع على عاتقه ضمان تنفيذ ومراقبة جميع النقاط السابقة، حتى يضمن بذلك إبقاء التكاليف و الجدول الزمني على المسار الصحيح ومن ثم تحقيق الغاية المطلوبة منه.
ناهيك عن أنَّ عمليات مراقبة المشروعات تعدُّ مفيدة لقياس أو تحديد حالة المشروع، بل والتنبؤ بالنتائج المحتملة بناءًا على المعلومات أو البيانات الناتجة من عملية القياس وذلك للعمل على تحسين أداء المشروع فيما لو كانت النتائج المتوقعة غير مقبولة.